Tietosuojaseloste

Laatimispäivä 24.3.2022

  1. Rekisterin pitäjä

Kopar Oy

Y-Tunnus 0727282-6

 

  1. Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa

Jussi Vesanko

Sepänkatu 2, 39700 Parkano

+358 50 546 6420

jussi.vesanko@kopar.fi

 

  1. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

Kopar Oy:n Työnhakijarekisteri

Käsittelemme rekisterissä työnhakijoidemme henkilötietoja

  1. Miten käytämme henkilötietoja?

Työnhakijarekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on vastaanottaa, käsitellä ja säilyttää Kopar Oy:stä työnantajana kiinnostuneiden työnhakijoiden työpaikkahakemuksia ja CV-dokumentteja. Hakija voi osoittaa hakemuksen haluamaansa työtehtävään tai jättää avoimen hakemuksen. Henkilöstöhallinnosta vastaavat henkilöt voivat myös yhdistää hakemuksen mahdolliseen muuhun sopivaan työtehtävään.

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin.

  1. Mitä henkilötietoja keräämme?

 

Tallennamme rekisteröidystä seuraavan kaltaisia tietoja:

– nimi

– syntymäaika / henkilötunnus

– osoite ja muut yhteystiedot (puhelin ja sähköposti)

– hakemusasiakirja

– ansioluettelo

– koulutustiedot

– työkokemus

– osaamisalueet

– kielitaito

– suosittelijoiden lausunnot

– mahdolliseen haastatteluun ja soveltuvuusarviointiin liittyvät tiedot

– mahdolliset muut työnhakijan itsensä antamat tiedot

 

  1. Mistä lähteistä keräämme henkilötietoja?

Työnhakija toimittaa henkilötiedot pääsääntöisesti itse hakemuksella sekä haastatteluissa. Mahdolliseen soveltuvuusarvioon sisältyvät tiedot hankitaan hakijalta tai yhtiön ulkopuoliselta palveluntarjoajalta työnhakijan suostumuksella. Tietoja voidaan kerätä myös hakijan itse ilmoittamilta suosittelijoilta.

  1. Millä perusteella käsittelemme tietoja?

Huolehdimme siitä, että meillä on aina lain edellyttämä peruste henkilötietojesi käsittelemiselle.

Henkilötietoja käsitellään työnhakijan kanssa mahdollisesti syntyvää työsopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi työnhakijan pyynnöstä ja rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Rekisterinpitäjän oikeutetut edut perustuvat asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy, kun työnhakija jättää hakemuksensa tullakseen valituksi rekisterinpitäjän palvelukseen. Työnhakijoiden henkilötietojen käsittely on välttämätöntä työhakemuksen käsittelemiseksi ja rekrytoinnin toteuttamiseksi.

Jos hakija vastustaa tietojensa käsittelyä edellä mainittuihin tarkoituksiin, ei kyseisen henkilön työhakemusta voida käsitellä.

  1. Siirretäänkö tai luovutetaanko tietoja?

Työnhakijoiden tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta.

  1. Siirretäänkö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

 

Pääasiassa tietoja ei siirretä EU/ETA:n ulkopuolelle.

Tietoja voidaan kuitenkin tietyissä tilanteissa siirtää asetuksen sallimissa rajoissa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirrämme henkilötietoja EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle ainoastaan sellaisille yhteisöille, joiden osalta olemme varmistaneet riittävän tietosuojan tason sopimuksin tai muutoin henkilötietolain edellyttämällä tavalla. Tietoja voidaan siirtää esimerkiksi järjestelmäkehitystöiden yhteydessä.

  1. Kauanko henkilötietoja säilytetään?

Säilytämme henkilötietoja vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Tarpeettomat tiedot poistetaan säännönmukaisesti vähintään kerran vuodessa.

  1. Miten henkilötiedot turvataan?

 

Kunnioitamme henkilötietojen luottamuksellisuutta.

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja järjestelmissä ja rekistereissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattuja. Järjestelmät sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain määritellyt oikeudet omaavat henkilöt. Pääsy rekisteriin myönnetään vain sellaisille henkilöille, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää järjestelmiin ja työnhakijatietokantoihin pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Sovelluksen käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Rekisterin käyttöä ja kirjautumisia valvotaan. Paperiset dokumentit säilytetään lukituissa kaapeissa tai arkistoituna arkistoholviin.

Ilmaisemme henkilötietoja vain luottamuksellisesti ja rajoitetusti sopimusten perusteella sopimuskumppaneillemme, kuten alihankkijoillemme. Sopimuskumppaneidemme tulee sitoutua riittävän tietoturvan toteuttamiseen ja kaikilta osin henkilötietojen lainmukaiseen käsittelyyn. Henkilötietojen käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Verkkosivustomme käyttää TLS-salattua HTTPS-yhteyttä, jolloin kaikki henkilötiedot ovat sähköisessä muodossa suojattu. Selaimessa tämän huomaa vihreästä/harmaasta lukosta osoitepalkin vasemmalla puolella. Jos tietoja on manuaalisessa muodossa, niitä säilytetään ulkopuolisilta lukituissa tiloissa ja tuhotaan tietoturvallisesti.

  1. Miten käytämme evästeitä?

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat automaattisesti tietokoneelle / päätelaitteelle kävijän vieraillessa eri verkkosivustoilla. Verkkopalvelumme hyödyntää evästeitä, jotta voimme tarjota palvelumme mahdollisimman käyttäjäystävällisenä ja laadukkaana.

Hyödynnämme evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi (Google Analytics), sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston liikenteen seurannan avulla kehitämme verkkosivustoamme, jotta se olisi entistä parempi ja pystymme tuottamaan käyttäjille paremman käyntikokemuksen. Kohdennamme markkinointia myös esim. Facebook Pixelin avulla.

Mikäli et halua verkkopalvelun saavan tietoja evästeiden avulla, voit kieltää evästeet (useimmat selainohjelmat mahdollistavat evästetoiminnon poiskytkemisen). Voit estää Google Analyticsiä keräämästä tietoja sinusta. Tutustu tarkemmin tähän Googlen verkkosivustolla. Huomaa kuitenkin, että tällöin verkkopalvelu ei välttämättä toimi häiriöittä.

  1. Millaisia oikeuksia sinulla on?

13.2 Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Sinulla on oikeus tietää, mitä tietoja henkilörekisteriin on sinusta tallennettu. Voit pyytää meiltä tietosi tarkastettavaksi tässä selosteessa kuvatulla tavalla.

13.3 Oikeus vaatia tiedon oikaisemista tai poistamista (oikeus tulla unohdetuksi)

Poistamme, oikaisemme tai täydennämme käsittelyn kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.

13.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa aktiivisen käsittelyn rajoittamisesta esimerkiksi silloin, kun hän kiistää henkilötietojensa paikkaansa pitävyyden ja vaatii henkilötietojensa oikaisua tai poistoa. Tällöin kyseisiä henkilötietoja saa vain säilyttää, ei käsitellä muutoin. Käsittelyn rajoittaminen varmistetaan teknisin toimenpitein.

Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, ilmoitamme siitä rekisteröidylle.

13.5 Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi.

13.6 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut työnhakijarekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

13.7 Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä meille. Voit peruuttaa suostumuksesi tämän selosteen kohdan ”Oikeuksia koskevat pyynnöt” kuvaamalla tavalla.

13.8 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

  1. Mihin voit toimittaa oikeuksia koskevat pyynnöt?

Rekisteriin liittyvät kyselyt ja pyynnöt voi toimittaa joko henkilökohtaisesti paikan päällä esittämällä henkilöllisyystodistuksen tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen careers@kopar.fi. Voimme tämän jälkeen olla tarvittaessa sinuun puhelimitse yhteydessä, jotta varmistumme henkilöllisyydestäsi.

 

Pyytämäsi tiedot voit noutaa toimipisteestämme etukäteen sovittuna aikana.

Vastaamme pyyntöihin yhden (1) kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa. Voimme myös kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

  1. Tietojen antamisen pakollisuus

 

Jos et hyväksy henkilötietojesi käsittelyä tämän tietosuojaselostuksen tarkoitusten ja oikeuksien puitteissa, emme todennäköisesti pysty palvelemaan sinua ja täyttämään täysimääräisesti toimintamme tarkoitusta.

  1. Mistä löydän uusimman, voimassa olevan tietosuojaselosteen?

Päivitämme tähän osoitteeseen aina uusimman tietosuojaselosteen.